Как использовать отслеживание изменений в Microsoft Word

В этом руководстве показано, как использовать отслеживание изменений в Microsoft Word, включая вставки, удаления, изменения формата и комментарии.

Из этого туториала Вы узнаете, как использовать «Отслеживание изменений» в Microsoft Word. Отслеживание изменений помогает нам редактировать документы, отслеживая вставки, удаления, замены и изменения формата. Word называет эти правки пометками .

Термин « Отслеживание изменений» обычно используется как для правок, так и для комментариев, поэтому в это руководство также включен инструмент Word для комментариев.

Мы рассмотрим одиннадцать тем:

Это руководство также доступно в виде видеоролика на YouTube, в котором показаны все шаги в реальном времени.

Посмотрите более пятидесяти других видеороликов о Microsoft Word и Adobe Acrobat на моем канале YouTube.

Приведенные ниже изображения взяты из Word для Microsoft 365 (ранее Office 365). Эти шаги также будут работать для Word 2019, Word 2016, Word 2013 и Word 2010. Однако ваш интерфейс может немного отличаться в этих старых версиях программного обеспечения.

Как включить и выключить отслеживание изменений

  1. Выберите Обзорвкладку на ленте.
  1. Нажмите кнопку «Отслеживать изменения»в группе «Отслеживание». Когда включено отслеживание изменений, кнопка будет темнее, чем остальная часть ленты.
  1. Снова нажмите кнопку « Отслеживать изменения», чтобы отключить отслеживание.

Как показать и скрыть изменения трека

Вы можете управлять отображением комментариев и правок с помощью меню «Отображать для рецензирования» и «Показать пометку» в группе «Отслеживание» на ленте.

  1. Выберите раскрывающееся меню « Показать для просмотра», чтобы выбрать способ отображения правок и комментариев. Возможные варианты: (A) Простая разметка, (B) Вся разметка, (C) Без разметкии (D) Оригинал.

(A) Простая разметкаотображает отредактированную версию содержимого без видимых встроенных правок. Однако правки обозначаются вертикальной линией на левом поле.

Например, если вы удалите предложение, оно не появится на экране. Вместо этого на левом поле появится вертикальная линия, показывающая, что в этом месте были внесены изменения.

Если вы хотите увидеть редактирование, выберите вертикальную линию, чтобы переключиться на All Markup.

Рис. 4. Линия маржи Simple Markup

(B) Вся разметкаотображает все изменения и комментарии. Этот вид лучше всего подходит для большинства работ по редактированию и корректуре.

Вертикальная линия, подобная той, что показана в простой разметке (см. Рисунок 4), появится в левой части экрана, показывая, что в этом месте были внесены изменения.

Выберите эту строку, чтобы переключиться на простую разметку.

(C) Без разметкиотображается отредактированная версия контента без каких-либо видимых изменений или комментариев.

(D) Оригиналотображает исходную версию содержания без каких-либо правок и комментариев.

  1. Выберите раскрывающееся меню « Показать разметку», чтобы выбрать, какие функции будут отображаться при отслеживании изменений.

Я рекомендую отображать все комментарии и правки (т.е. вставки и удаления, а также изменения форматирования) и выбирать « Показать только комментарии и форматирование ввыносках» для большинства операций редактирования и корректуры, чтобы ваши вставки и удаления отображались в тексте.

Рисунок 5. Показать меню разметки

Важное примечание: востальных разделах показано отслеживание изменений в представлении «Вся разметка».

Как удалить текст с отслеживанием изменений

  1. Выделите текст, который хотите удалить.
  2. Нажмите клавишу Deleteна клавиатуре. Удаленный текст будет зачеркнут в представлении «Вся разметка».

Как вставить текст с отслеживанием изменений

  1. Поместите курсор в то место, куда вы хотите вставить новый текст.
  2. Введите новый текст. Вставка будет подчеркнута в представлении «Вся разметка».

Как заменить текст с отслеживанием изменений

  1. Выделите текст, который хотите заменить.
  2. Введите заменяющий текст. Исходный текст будет зачеркнут, а замещающий текст появится с подчеркиванием в представлении «Вся разметка».

Как изменить форматирование с отслеживанием изменений

Форматирование включает стиль шрифта, размер шрифта, цвет шрифта, курсив, полужирный шрифт, подчеркивание, надстрочные и подстрочные символы, отступы, выравнивание и поля.

  1. Выделите текст, который хотите переформатировать.
  2. Измените формат. При отслеживании изменений изменение будет автоматически отображаться вместе с другой разметкой, если вы выбрали форматирование в разделе «Показать разметку» группы «Отслеживание».

Как принять или отклонить отслеживание изменений

Правки, созданные с помощью функции "Отслеживать изменения", должны быть приняты, прежде чем они станут частью вашего документа. Вы можете принять или отклонить изменения по отдельности или все сразу в тексте или с ленты, следуя любому из трех способов ниже.

Метод первый: принять или отклонить правки по отдельности из текста

  1. Щелкните правой кнопкой мыши текст для вставки, удаления или замены.
  2. В контекстном меню выберите Принятьили Отклонить.

Метод второй: принятие или отклонение изменений по отдельности с ленты

  1. Щелкните или выберите текст для вставки, удаления или замены.
  2. Нажмите кнопку « Принять»или « Отклонить»в группе «Изменения».

Метод третий: принять или отклонить все изменения

Если вы не очень уверены в опыте своих рецензентов, я настоятельно рекомендую не принимать или отклонять все изменения без предварительной проверки точности каждого из них.

  1. Щелкните стрелку меню « Принять»или « Отклонить»в группе «Изменения».
  1. Выберите предпочтительный вариант: « Принять / отклонить все изменения»или « Принять / отклонить все изменения и прекратить отслеживание».

Как вставлять комментарии

Вы можете использовать инструмент «Комментарий» с включенным или выключенным «Отслеживание изменений».

Метод первый: вставка комментариев изнутри текста

  1. Выделите и щелкните правой кнопкой мыши текст, который хотите связать с комментарием. (В качестве альтернативы вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши в любом месте, где вы хотите, чтобы комментарий был связан, не выделяя конкретный текст.)
  2. В контекстном меню выберите « Новый комментарий».

Ваш курсор автоматически переместится в всплывающее окно комментария.

  1. Введите свой комментарий во всплывающее окно.

Метод второй: вставка комментариев с ленты

  1. Выделите текст, который хотите связать с комментарием. (В качестве альтернативы вы можете поместить курсор в любое место, где вы хотите, чтобы комментарий был связан, не выделяя конкретный текст.)
  2. Нажмите кнопку « Новый комментарий»в группе «Комментарии».

Ваш курсор автоматически переместится в всплывающее окно комментария.

  1. Введите свой комментарий во всплывающее окно (см. Рисунок 15).

Как отвечать и разрешать комментарии

Вы можете отвечать на комментарии или разрешать комментарии в тексте или во всплывающей подсказке для комментариев.

Когда вы разрешите комментарий, он будет выделен серым цветом, но все еще будет виден.

Метод первый: ответ и разрешение комментариев из текста

  1. Щелкните правой кнопкой мыши текст, связанный с комментарием.
  2. В контекстном меню выберите « Ответить на комментарий»или « Разрешить комментарий».
  1. Если вы выбрали «Ответить на комментарий», ваш курсор переместится в новое всплывающее окно комментария, где вы можете ввести свой ответ. Если вы выбрали «Разрешить комментарий», комментарий будет недоступен.

Метод второй: ответ и разрешение комментариев из всплывающего окна

  1. Выберите комментарий.
  2. Нажмите кнопку « Ответить»или « Решить». (Эти кнопки не появятся, пока вы не выберете комментарий.)
  1. Если вы выбрали «Ответить», ваш курсор переместится в новое всплывающее окно комментария, где вы сможете ввести свой ответ. Если вы выбрали «Разрешить», комментарий будет недоступен.

Совет от профессионала:выберите « Открыть заново»,если вы хотите превратить решенный комментарий в неразрешенный.

Рисунок 19. Кнопка «Открыть».

Как удалить комментарии

Есть три способа удалить комментарии по отдельности или все сразу.

Метод первый: удаление отдельных комментариев из контекстного меню

  1. Щелкните правой кнопкой мыши текст, связанный с комментарием или всплывающим окном комментария.
  2. В контекстном меню выберите Удалить комментарий.

Метод второй: удаление отдельных комментариев с ленты

  1. Выберите всплывающее окно комментария.
  2. Нажмите кнопку « Удалить»в группе «Комментарии» или кнопку « Отклонить»в группе «Изменения».

Метод третий: удалить все комментарии

  1. Щелкните стрелку меню кнопки « Удалить»в группе «Комментарии».
  1. В раскрывающемся меню выберите Удалить все комментарии в документе.

Как открыть и закрыть панель просмотра

На панели рецензирования (с пометкой «Редакции») отображаются все комментарии и изменения, выбранные в раскрывающемся меню «Показать пометки» в группе «Отслеживание» на ленте, а также общее количество этих комментариев и пометок в документе.

Панель рецензирования необязательна для использования отслеживания изменений, но может быть полезна, когда вам нужно найти конкретное изменение или узнать, сколько изменений или комментариев содержится в документе.

  1. Выберите Рецензирование Paneкнопку в группе слежения.

Панель просмотра появится, как правило, в левой части экрана.

  1. Снова нажмите кнопку « Панель рецензирования», чтобы закрыть панель рецензирования.

Связанные ресурсы

Теперь, когда вы ознакомились с основами использования отслеживания изменений в Word, вы можете изучить некоторые дополнительные темы. Вот несколько вариантов, с которых можно начать: